Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami;

I. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Optidata Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (adres: ul. Wielicka 50/5, 30 – 552 Kraków), wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000141956 (dalej „Spółka”). Można się z nami skontaktować w następujący sposób:

• listownie na adres: ul. Wielicka 50/5, 30 – 552 Kraków; 
• przez e-mail: optidata@optidata.pl;
• telefonicznie: 12 299 60 01;

II. Inspektor ochrony danych

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (dalej: „IODO”). Z IODO można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw z tym przetwarzaniem związanych, w następujący sposób:

• listownie na adres: Optidata Sp. z o.o. ul. Wielicka 50/5; 30 – 552 Kraków; 
• przez e-mail: abi@optidata.pl;
• telefonicznie 12 299 60 01;

1. Jeżeli jest Pani/Pan naszym kontrahentem lub potencjalnym kontrahentem, przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO w celu zawarcia umowy oraz dokonania czynności poprzedzających jej zawarcie, takich jak: negocjacje, wymiana dokumentów lub w celu wykonania umowy lub na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu wykonania obowiązków określonych w przepisach prawa, w tym podatkowych, z zakresu rachunkowości i rynku kapitałowego lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, polegających na funkcjonowaniu naszego przedsiębiorstwa i prowadzeniu działalności gospodarczej, a w szczególności, w zależności od okoliczności danego przypadku, w celach:

• komunikacji oraz obsługi korespondencji, lub
• nawiązania lub podtrzymania współpracy lub odpowiedzi na wniosek o jej podjęcie, 
• uzyskiwania informacji o ofercie lub przekazywania informacji dotyczących Spółki, jej usług lub produktów, pozyskiwania lub udzielania referencji, marketingu, udzielenia odpowiedzi na skierowane do FIRMY zapytania lub wnioski,
• przedstawienia oferty lub zapytania ofertowego, bądź rozpatrzenia otrzymanej oferty lub zapytania ofertowego,
• dostarczania produktów i usług,
• świadczenia usług serwisowych,
• dokonania wymaganych czynności przed właściwymi organami publicznymi,
• związanych z ochroną mienia lub ochroną życia i zdrowia osób przebywających na naszym terenie FIRMY,
• ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, bądź obrony przed takimi roszczeniami.

2. Jeśli Pani/Pana danych nie pozyskaliśmy bezpośrednio od Pani/Pana, to dane te pochodzą z powszechnie dostępnych rejestrów/baz danych, w tym Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Biuletynu Informacji Publicznej lub stron internetowych.
W przypadku pozyskania danych w inny sposób niż bezpośrednio od Pani/Pana, możemy przetwarzać następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: podstawowe dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko, dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne, finansowe dane identyfikacyjne, elektroniczne dane identyfikacyjne i lokalizacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe (adres e-mail, nr telefonu), dane dotyczące posiadanych uprawnień zawodowych, referencji, zezwoleń/koncesji, płynności finansowej i wypłacalności, szczegółów umowy ubezpieczenia, bądź też inne dane przekazane nam w związku ze współpracą lub kontaktem.

3. Pani/Pana dane pozyskane w celu zawarcia i wykonania umowy przechowywać będziemy do końca okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń z niej wynikających, dane przetwarzane w naszym prawnie uzasadnionym interesie do momentu jego ustania, a w szczególności na czas niezbędny do zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, zaś dane przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego przez okres wynikający z przepisów prawa.

4. Odbiorcami danych mogą być:

• osoby upoważnione przez nas do przetwarzania danych w ramach wykonywania obowiązków służbowych,
• inne podmioty, jeśli będzie to konieczne, abyśmy mogli wypełnić obowiązki wynikające z zawartych umów lub przepisów prawa, w tym należycie wykonać usługę, bądź skorzystać z przysługujących na uprawnień,
• podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie, banki, ubezpieczyciele, kancelarie prawne, doradcy podatkowi, biegli rewidenci,
• podmioty, którym zleciliśmy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych, np. nasi dostawcy usług IT, w tym dostawcy oprogramowania niezbędnego do przetwarzania danych lub systemów chmurowych, w których przechowywane są dane oraz dostawcy usług polegających na obsłudze przepływu poczty elektronicznej (takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami),
• sądy i organy publiczne, którym Spółka jest zobowiązana lub upoważniona udostępnić Pani/Pana dane.

5. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych osobowych, prawo żądania sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, prawo żądania usunięcia danych osobowych, w przypadku zajścia okoliczności wskazanych w art. 17 RODO, prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO, prawo do przenoszenia Pani/Pana danych osobowych, które przetwarzamy w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody, prawo sprzeciwu oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Przysługuje Panu/Pani prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w celach wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów.

7. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji celu w jakim dane te są przetwarzane. W niektórych przypadkach podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym.

8. W zakresie przetwarzania Pani/Pana danych nie będzie dochodzić do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.

9. Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren UE/Europejskiego Obszaru Gospodarczego.