Prowadzenie ewidencji wyposażenia to obowiązkowe zadanie firm, które posiadają składniki majątku, których nie zalicza się do środków trwałych. Obowiązek ten wynika z przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W celu ułatwienia pracy związanej z ewidencją wyposażenia, na rynku są dostępne rozwiązania informatyczne, które mogą okazać się bardzo pomocne przy realizacji tego zadania.

Program do ewidencji sprzętu – co trzeba wiedzieć?

Aby składnik majątku firmy mógł zostać wprowadzony do ewidencji wyposażenia, to po pierwsze wartość jego nabycia lub wytworzenia musi przekroczyć kwotę 1500 zł. Po drugie przewidywany okres jego używania musi być krótszy niż rok. Kiedy oba te warunki zostają spełnione, wówczas taki składnik majątku możemy wprowadzić do ewidencji wyposażenia. W ogromnym uproszczeniu, program do ewidencji sprzętu pozwala zarządzać dowolnymi elementami wyposażenia firmy w sposób sprawny i szybki.

Program do ewidencji wyposażenia darmowy czy płatny?

Wiele firm nie posiada żadnego odpowiedniego systemu do ewidencji wyposażenia i to jest ogromny błąd. Zarządzający nie mają pełnej wiedzy o użytkowanym sprzęcie, co doprowadza do zwiększenia kosztów prowadzących działalności, a także opóźnia pracę. Profesjonalne oprogramowanie to źródło wiedzy o lokalizacji sprzętu oraz osobie użytkującej. System daje możliwość pełnej kontroli poprzez monitoring zużywanych materiałów. Zatem w kilku punktach można ująć temat następująco, że posiadając takie rozwiązanie zarządzający firmami:

• Mają kontrolę nad wyposażeniem oraz sprzętem biurowym IT.
• Posiadają dokładną lokalizację wyposażenia.
• Dysponują wiarygodną informacją o konieczności przeprowadzenia serwisu, przeglądów.
• Uzyskują niższe koszty związane z eksploatacją materiałów.

Warto zwrócić uwagę na to, że darmowy program do ewidencji wyposażenia może nie umożliwiać takich funkcji, które pozwalają na uzyskanie prawidłowego rejestrowania działań związanych np. z serwisem i utrzymaniem wyposażenia (takich jak np. badania, przeglądy, serwis). Profesjonalny program do ewidencji wyposażenia daje zaawansowane możliwości – przechowywanie kart wyposażenia pracownika, łatwość w generowaniu dokumentów związanych z przekazywaniu zasobów na stan pracownika, przesuwanie i likwidację zasobów, wydruk protokołu przekazania, tworzenie dowolnych zestawień czy też dokonywanie eksportu lub archiwizacji wszystkich danych.