Operacje przyjęcia towarów są jednym z trzech kluczowych procesów w operacyjnej gospodarce magazynowej. Najczęściej kojarzą się z dostawami, oprócz których występują jeszcze przesunięcia z innych magazynów, zwroty handlowe oraz reklamacje. W procesach tych powinny być zrealizowane takie operacje jak:

 

  • weryfikacja zgodności z dokumentacją,
  • liczenie,
  • ocena jakościowa.

 

W każdym z tych obszarów system WMS ma określone zadania/funkcjonalności do realizacji. Istotnym elementem jest przepływ informacji i dokumentów pomiędzy systemami wszystkich uczestników procesu tj.: dostawcy/przewoźnika/odbiorcy. Prawidłowo funkcjonujący system WMS powinien obsłużyć fizyczne przyjęcie towarów, zrejestrować wszystkie dokumenty biorące udział w procesie, ewentualne niezgodności i w formie elektronicznej przesłać je do systemu nadrzędnego oraz pozostałych interesariuszy (dostawcy, przewoźnika).

 

Zgodność na poziomie dokumentacji

W ramach dostawy możemy wyróżnić kilka podstawowych dokumentów. Jednym z nich jest zamówienie skierowane do Dostawcy. W zależności od specyfiki branżowej możemy mieć do czynienia z różnymi praktykami, począwszy od sytuacji, gdzie jedno zamówienie = jedna dostawa, do sytuacji, gdzie na zamówieniu mamy bardzo wiele pozycji lub duże ilości poszczególnych pozycji i takie zamówienie może być dostarczane dużą ilością różnych dostaw, co przekłada się na konieczność obsługi przypadków, gdzie w wielu dostawach możemy mieć wiersze z wielu zamówień.

 

Ważnym elementem procesu przyjęcia jest także elektroniczna awizacja dostawy. Może być zrealizowana przy wykorzystaniu komunikacji EDI lub portalu WEBbooking Sophia.

 

Kolejnym ważnym dokumentem jest oryginalny dokument dostawy – najczęściej WZ naszego dostawcy. Warto jest zweryfikować, czy towary oraz ich ilość zadeklarowane na tym dokumencie są zgodne z fizyczną dostawą. Jeżeli występują niezgodności pomiędzy dostawą a dokumentem dostawcy, należy je jak najszybciej zaraportować, celem uniknięcia nawarstwiania się dalszych błędów. Najczęściej na bazie takiego dokumentu WZ będzie generowana Faktura VAT, która najprawdopodobniej będzie niezgodna z dostawą, co w dalszej kolejności wygeneruje koszty związane z wyjaśnieniami i korektami. Całość tego procesu dopełnia elektroniczna wymiana dokumentów oparta o EDI.

 

Ważnym aspektem poprawnej pracy WMS’a jest także to, żeby operacje związane z fizycznym przepływem towarów nie były liniowo połączone z przetwarzaniem/wprowadzaniem dokumentacji do systemu.

 

Prawidłowo zaprojektowany proces oraz obieg dokumentów, a także sposoby komunikacji z kontrahentami, pozwalają na duże oszczędności w całym procesie order2cash.

 

Liczenie jest kolejnym ważnym elementem pracy. Najczęściej jest to proces oparty o skanowanie kodów GTIN lub awizowanych SSCC. Ponieważ jest to proces masowy i powtarzalny, istotnym jego elementem jest ergonomia pracy. W naszych rozwiązaniach dbamy o to poprzez wykorzystanie badań okulometrycznych (USPRAWNIAMY UX APLIKACJI MOBILNYCH DZIĘKI INWESTYCJI W TECHNOLOGIĘ EYE TRACKING I TOBII PRO NANO). Każdy skan i operacja wykonana przez operatora na terminalu ma wpływ na produktywność procesu. Ważnym aspektem jest także organizacja danych podstawowych w ujęciu towar/dostawca/struktura opakowań i kodów GTIN. Rozwiązania WMS powinny także obsługiwać standardowe mechanizmy automatycznej identyfikacji opartej o kody jednowymiarowe, kody dwuwymiarowe oraz technologię RFID. Tolerancje ilości nadwyżkowych także znacznie poprawiają wydajność procesu PZ. Dla towarów wysokowartościowych może być uruchomiona procedura kontrolnego liczenia. Przykładowo, jeżeli dla danego dostawcy ustalimy tolerancje 3%, to operacyjnie system pozwoli przyjąć taką dostawę oraz zapewni automatyczne skorygowanie pozostałych dokumentów np. zamówienia. Oczywiście taka nadwyżka wpłynie na OTIF i ocenę Dostawcy.

 

Ocena jakościowa – są to parametry, które pozwalają na kwalifikacje towaru do przyjęcia. Oceniane mogą być różne parametry, takie jak:

 

  • termin przydatności – bardzo często wykorzystywany parametr w branży spożywczej/FMCG,
  • sposób pakowania,
  • właściwości fizyczne, jak np. różne parametry stali, czy też parametry chemiczne.

 

Ocena jakościowa jest bardzo ważnym aspektem kwalifikacji towaru do przyjęcia. Błędy popełnione na tym etapie mogą skutkować wysokimi stratami w innych procesach. Jest to bardzo ważna część procesu PZ, zwłaszcza dla firm produkcyjnych, kosmetycznych, farmaceutycznych i dystrybucyjnych. Ta część procesu w WMS sterowana jest indywidualnymi parametrami przyjęcia w ujęciu Towar/Dostawca. Każdy towar może mieć wielu dostawców i każdy z nich może mieć zdefiniowanie indywidualne warunki dostawy.

 

Jeżeli obieg dokumentów związanych z dostawami oraz proces fizycznej realizacji przyjęć są prawidłowo skonfigurowane, to cały łańcuch decyzyjny order2cash jest w pełni zautomatyzowany. Stąd już bardzo niewielki krok do eliminacji papierowej formy dokumentów i wdrożenie polityki paperless.

 

Poprawne przyjęcie to wyższa dostępność rotujących towarów, ułatwione planowanie i zredukowana sprzedaż utracona.

 

📝 Temat opracował: Dariusz Olearczuk