Rozliczanie kosztów związanych z przepływem towarów stanowi bardzo ważny aspekt w odniesieniu do całkowitych wydatków związanych z łańcuchem dostaw. System TMS Falcon posiada rozbudowany moduł automatycznego wyliczenia kosztów transportu w czasie rzeczywistym, co jest ogromną wartością dla bieżących rozliczeń finansowych. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na to, jak zostały zbudowane cenniki oraz jak wygląda proces (samo)fakturowania w systemie TMS Falcon.
Rozbudowane cenniki w systemie TMS Falcon
Cenniki w systemie TMS Falcon posiadają zakres dat, w których obowiązują. Każdy z nich może być przypisany do jednego dostawcy, ale również z tego samego cennika może korzystać wielu dostawców transportu. Takie podejście znacznie ułatwia zarządzanie oraz aktualizowanie danych. Stare cenniki są przechowywane w systemie jedynie na potrzeby archiwizacji zrealizowanych zleceń transportowych.
Standardowy cennik w systemie TMS Falcon posiada nagłówek, wiersze oraz dodatki. W części nagłówkowej są przechowywane informacje na temat okresu obowiązywania, statusu, rodzaju cennika, trasy oraz jego waluty. W poszczególnych wierszach są zapisywane informacje o przedziałach parametrów i kwocie, jaka im odpowiada. W dodatkach natomiast można zdefiniować koszty zmienne, które zależą od konkretnej trasy – może to być dodatek za zwrot palet, dodatkowego kierowcę, kolejne punkty rozładunku oraz za przesłanie dodatkowych dokumentów potwierdzających dostawę.
System TMS posiada kilka rodzajów predefiniowanych cenników
(Samo)fakturowanie w systemie TMS Falcon
System TMS pozwala na przechowywanie i zarządzanie dokumentami faktur. Możliwe jest utworzenie faktur na kilka sposobów. Jednym z nich jest fakturowanie ręczne, które odbywa się poprzez wybranie płatnika, odbiorcy faktury oraz jego adresu i uzupełnieniu wymaganych pól. Kolejną możliwością fakturowania jest zaproszenie do fakturowania z użyciem pliku w formacie MS Excel (XLS) – z poziomu Zlecenia Transportowego możliwe jest wygenerowanie pliku zawierającego pozycje faktury. Z poziomu TMS plik ten można zapisać na dysku komputera lub przesłać e-mailem do przewoźnika. Przewoźnik uzupełnia dane dotyczące kosztów oraz numeru faktury. Następną możliwością jest fakturowanie poprzez zaproszenie do fakturowania przez WWW – z poziomu ZT generowany jest dokument, który przewoźnik uzupełnia na stronie WWW. W systemie TMS Falcon można również skorzystać z utworzenia faktury z poziomu WWW – przewoźnik tworzy fakturę w panelu WWW lub też poprzez import faktury z pliku w formacie MS Excel (o określonej strukturze) – w tym przypadku operator wybiera płatnika, odbiorcę wraz z adresem oraz wskazuje plik do zaimportowania. Oprogramowanie posiada sporo możliwości i nowoczesnych funkcji – wszystko po to, aby w pełni realizować procesy biznesowe firm z różnego szczebla. Funkcjonalność, na którą warto zwrócić szczególną uwagę jest samofakturowanie.
W systemie TMS Falcon istnieje możliwość samofakturowania (Self-billing). Jest to proces, który eliminuje konieczność samodzielnego przygotowywania i przesyłania przez przewoźników faktur do systemu TMS. Rozliczenia prowadzone w ten sposób są szybkie i nie wymagają sporządzania dodatkowych dokumentów, co znacząco przyspiesza cały proces.
Korzyści z rozliczania kosztów w systemie TMS Falcon:
- wielowymiarowe wyliczanie kosztów transportu,
- monitorowanie zmienności stawki w wybranych okresach czasu,
- automatyczne rozliczanie kosztów,
- przyspieszenie procesu weryfikacji – system działa na już potwierdzonych na etapie zlecenia wartościach więc etap akceptacji przebiega w automacie.