Prowadzenie ewidencji majątku firmy należy do zadań księgowości i kojarzy się najczęściej ze spisywaniem na kartce listy środków trwałych, a w dalszej kolejności przenoszeniem tych informacji do programu komputerowego, np. do arkusza kalkulacyjnego w MS Excel. O ile takie proste rozwiązanie może sprawdzić się w przypadku małych firm, to dla większych przedsiębiorstw, taki schemat działań, może okazać się niewystarczalny, a przede wszystkim zbyt czasochłonny. Realia też są takie, że powyżej opisane praktyki uniemożliwiają szybki dostęp do informacji o posiadanym majątku, sposobie jego wykorzystania oraz stanie technicznym każdego składnika. Aby usprawnić procesy zarządzania majątkiem firmy, poszukiwane są systemy informatyczne do ewidencjonowania. Darmowy program do ewidencji środków trwałych i wyposażenia nie do końca będzie spełniał swoje zadanie, jeśli zależy nam na sprawnym i bezpiecznym przeprowadzeniu procesów ewidencyjnych. W poniższym tekście zamieściliśmy odpowiedź na pytanie, dlaczego warto i powinno się korzystać z profesjonalnego oprogramowania. Przygotowaliśmy dla Was 7 podstawowych cech charakterystycznych, na które warto zwrócić uwagę, wybierając oprogramowanie dla swojej firmy lub organizacji.

Darmowy program do amortyzacji środków trwałych vs bezpieczeństwo przepływu danych

Rozwój nowoczesnych technologii powoduje powstawanie ciągle nowych zagrożeń, a także zwiększa możliwości ataku. Dlatego też warto przyjrzeć się tematowi związanemu z bezpieczeństwem danych (ang. data security), które zamieszczamy w każdym programie komputerowym. Profesjonalne oprogramowanie zapewni odpowiedni poziom ochrony, podczas kiedy darmowy program do ewidencji już po instalacji może posiadać pewnego rodzaju luki w zabezpieczeniach, na temat których nie będziemy mieli wiedzy. Przechowując w bazie danych informacje o majątku firmy, a także wszelką poufną dokumentację, dostawca systemu powinien zapewnić odpowiednią ochronę. Nie możemy wyrokować, że tylko profesjonalne oprogramowania są bezpieczne, natomiast warto podkreślić, że posiadają one możliwie wysoki stopień zabezpieczeń, które powstrzymują wszelkiego rodzaju ataki.

Darmowy program ewidencja środków trwałych vs kompleksowość w zarządzaniu całym majątkiem firmy

Po drugie, warto wziąć pod uwagę kompleksowość rozwiązania do środków trwałych, aby gospodarowanie poszczególnymi składnikami odbywało się w sposób możliwie najbardziej efektywny. Taką rolę pełnią dedykowane systemy informatyczne, których w żadnym stopniu nie są w stanie zastąpić moduły do środków trwałych, a już tym bardziej darmowe rozwiązania. Zarządzanie majątkiem trwałym w jednym, profesjonalnym oprogramowaniu pozwala w pełni kontrolować procesy, a także ułatwia podejmowanie decyzji zarządczych w temacie użytkowania sprzętu. Należy więc zadbać szczególnie o to, aby system posiadał spójną, centralną bazę danych ewidencyjnych, która będzie stanowić najważniejsze i zawsze aktualne źródło informacji o posiadanym majątku.

Ewidencja środków trwałych program freeware vs zgodność z aktualnymi przepisami prawa

Aby ewidencja środków trwałych i wyposażenia była odpowiednio prowadzona, trzeba na bieżąco sprawdzać regulacje prawne i stosować się do zaleceń w nich zawartych. Dokumentacja jest szczególnie ważna dla spraw księgowych i rachunkowych, dlatego też np. w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 “Środki trwałe” z dnia 3 kwietnia 2017 roku, został szczegółowo opisany dokument OT, który jest podstawowym dokumentem księgowym uprawniającym do wprowadzenia środka trwałego do ksiąg rachunkowych. Jego prawidłowość jest zależna od możliwości zapisów, jakie daje nam oprogramowanie. Nasz system do środków trwałych jest stale monitorowany oraz udoskonalany przez zespół specjalistów. Czy darmowe rozwiązania informatyczne są zgodne z normami i czy ktoś sprawuje nad nimi odpowiednią kontrolę? – nie możemy jednoznacznie udzielić twierdzącej odpowiedzi.

Ewidencja środków trwałych program darmowy vs profesjonalne oprogramowanie, które nie zawodzi

Warto przyjrzeć się również tematowi związanemu z niezawodnością systemów informatycznych. Należy też podkreślić, że darmowy program do prowadzenia ewidencji środków trwałych to rozwiązanie tzw. “pudełkowe”, które nie jest w stanie zapewnić takiej funkcjonalności. Korzystając z profesjonalnego oprogramowania do środków trwałych jesteśmy w stanie wygenerować niemal każdy niezbędny, rozbudowany raport dla osób zarządzających.

Niezawodny system IT do środków trwałych powinien spełniać najważniejsze zadania, jakie stawia przed nim użytkownik, takie jak: jednoznaczna i pełna ewidencja, szybka i bezbłędna inwentaryzacja, bezawaryjność działania w określonym środowisku, a przede wszystkim wzrost wydajności procesów.

Program ewidencja środków trwałych vs zaawansowane technologie

Program do ewidencji, aby spełniał swoje zadanie, powinien być oparty o nowoczesne technologie, w tym systemy AI. Automatyczna identyfikacja w obszarze środków trwałych i ewidencji usprawnia procesy związane z inwentaryzacją majątku. Aby tak się stało, konieczne jest zastosowanie etykiet z kodem kreskowym lub chipów RFID. Oprócz naklejania odpowiedniej etykiety na konkretny składnik majtku, można zastosować inne techniki znakowania, takie jak: grawerowanie lub wypalanie laserem. Naszym klientom doradzamy najbardziej odpowiednią technikę znakowania, która najczęściej jest uzależniona od typu i rodzaju majątku. Dopiero po rozpoznaniu potrzeb klienta, możemy zastosować rozwiązanie, które zapewni automatyczną, jednoznaczną oraz trwałą identyfikację.

Program do środków trwałych darmowy vs aktualizacje i modyfikacje systemu

Oprócz wdrożenia systemu IT, warto wziąć pod uwagę wszystkie aspekty związane z sytuacjami, które mają miejsce po wdrożeniu. Oprogramowanie do środków trwałych, tak jak i inne systemy, wymagają co jakiś czas aktualizacji (ang. Software update) np. w związku ze zmianami w prawie. Darmowy program do ewidencji środków trwałych pobrany z Internetu najczęściej nie daje możliwości bezpłatnej modyfikacji, zaś aktualizacje są dostępne dopiero po dokonaniu zakupu odpowiedniego pakietu. Aktualizacje są przeprowadzane najczęściej w celu zbudowania dodatkowych zabezpieczeń, czy też poprawy funkcjonowania programu. Aby zapewnić niezawodność działania systemu, każdorazowo należy przeprowadzić rekomendowaną aktualizację oprogramowania.

Program do ewidencji środków trwałych darmowy vs wsparcie techniczne – helpdesk

Przed oddaniem każdego oprogramowania do użytkowania, przeprowadzamy szkolenie z obsługi naszych systemów, jednak czasami bywają takie sytuacje, kiedy klient potrzebuje dodatkowej pomocy. Wsparcie techniczne jest niezwykle istotne w codziennym użytkowaniu każdego profesjonalnego systemu informatycznego, bo każdy z użytkowników posiada swój indywidualny poziom umiejętności komputerowych. Nasi klienci posiadają wsparcie w postaci helpdesku (IT Support), który przyjmuje zgłoszenia od użytkowników, udziela im wskazówek oraz naprawia błędy. Odbywa się to zazwyczaj w kilku formach: telefonicznie, e-mailowo lub poprzez zdalne połączenie przez Teams’a. Nasz zespół helpdesku szybko reaguje na wszelkiego rodzaju usterki, a zgłoszenia są realizowane odpowiednio sprawnie. Wszystko po to, aby zapewnić wysoki poziom obsługi.