Weryfikacja zgodności stanów zapasów z zapisami księgowymi jest jednym z obowiązków zarówno formalnych (ustawa o rachunkowości) jak i zarządczych. Poprawność danych o zapasie w systemach magazynowych gwarantuje wysoki poziom obsługi klientów, ponieważ w ten sposób eliminujemy tzw. „sprzedaż utraconą”. Z drugiej strony zgodność stanów magazynowych jest potwierdzeniem wysokiej staranności w zarządzaniu zapasem, eliminacji fraudów oraz poprawnej współpracy z dostawcami.
Uwzględniając te dwa podejścia: formalno-prawne i organizacyjne, chciałbym uporządkować obie te kwestie. Zachęcam wszystkich zainteresowanych do zapoznania się z tekstem źródłowym, który w mojej ocenie jest jasny i przejrzysty (co niestety nie jest częsta praktyką).
Inwentaryzacja – jako wymóg formalny jest regulowany uchwałą Nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 26 kwietnia 2016r. Definiuje ona 5 jasnych celów:
- Ustalenie rzeczywistego stanu zapasów, co warunkuje prawidłowość sprawozdania finansowego i wyniku finansowego.
- Ocena zgodności stanów rzeczywistych zapasów z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki).
- Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im zapasy.
- Ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności zapasów.
- Przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce zapasami.
System zarządzania magazynem powinien pozwalać na realizację podstawowych celów ustawowych oraz generować wszystkie wymagane dokumenty inwentaryzacyjne. Oprócz standardowych arkuszy spisowych czy też arkuszy różnic, warto pamiętać o takich obowiązkowych dokumentach jak: regulaminy wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji, zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji, plan sytuacyjny i harmonogram inwentaryzacji oraz instrukcje inwentaryzacyjne.
W punkcie 57 został również zdefiniowany zautomatyzowany magazyn wyposażony w oprogramowanie WMS. W takiej sytuacji mamy możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji wyrywkowej (kontrolnej) oraz obowiązek spisu każdego składnika zapasu raz na 2 lata. Otwiera to duże oszczędności operacyjne kosztów przeprowadzenia inwentaryzacji. Otwiera to także pole do dyskusji z działem księgowości, który najczęściej i najchętniej proces inwentaryzacji realizowałby metodą spisu z natury przy zamkniętym polu spisowym/magazynie.
Dla użytkowników systemów WMS istnieje rozwiązanie pozwalające skrócić czas inwentaryzacji. Warto jednak pamiętać, że nie zwalnia to zarządzających z obowiązku kontrolowania stanu zapasów. W tym miejscu dochodzimy do mechanizmów kontrolnych w systemie WMS.
Kontrola zapasu – to cały zbiór operacji systemowych pozwalających na bieżącą weryfikację zgodności stanów rzeczywistych z zapisami księgowymi. Możemy w tym miejscu wyróżnić takie funkcjonalności jak:
- Count X – gdzie X to systemowa ilość zapasu po wykonaniu bieżącego zadania w systemie WMS. Często X ma wartość 0 (rekomendowane są wartości niskie, łatwe do policzenia). Użytkownik systemu WMS wykonując np. operacje zbiórki przelicza pozostały towar.
- Kontrola TOP 100 rotujących towarów.
- Kontrola TOP 50 najdroższych towarów.
- Kontrola towarów RMA – towarów reklamowanych przez odbiorców, pod kątem ilości i jakości.
- Kontrola TOP 100 nierotujących towarów.
- Bieżąca, losowa kontrola stanów dla zdefiniowanej ilości indeksów w cyklu 24 miesięcy dla całego zapasu.
Oczywiście parametry ilościowe dla poszczególnych kategorii powinny być definiowalne i uwzględniać charakterystykę branży, ilość SKU, wielkość oraz produktywność zespołów kontrolnych.
Warunkiem prawidłowego zarządzania zapasem jest ciągłość procesu kontroli. Jak w przypadku wszystkich reguł i ograniczeń, potencjalny złodziej będzie starał się wykorzystywać luki w obowiązujących procedurach. Dlatego ważnym elementem jest świadomość losowości i nieuchronności kontroli. W połączeniu z inteligentnym mechanizmem antyfraudowym, rozpoznającym obrazy (Rozwiazania antyfraudowe w magazynach – jak uwolnić moc kamer i wmsa), możemy zbudować bardzo skuteczny i tani system kontrolowania zgodności stanów.
📝 Temat opracował: Dariusz Olearczuk