AMS OPTIEST

Digitalizacja zarządzania majątkiem z nowoczesnym systemem AMS OPTIEST zapewnia jednolite, cyfrowe rozwiązanie, które automatyzuje pracę zespołów spisowych oraz zwiększa bezpieczeństwo posiadanego majątku. Zarządzanie pełnym cyklem życia wszystkich środków trwałych w systemie AMS OPTIEST zwiększa dokładność śledzenia zasobów do 99% i przynosi zwrot z inwestycji nawet do 500% już w pierwszym roku użytkowania.

System AMS OPTIest® może być zintegrowany z dowolnymi systemami typu ERP. Mechanizmy integracji zawsze są tworzone pod indywidualne oczekiwania, dzięki czemu ich działanie jest „szyte na miarę potrzeb Klienta”. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów integracyjnych, które dają Ci gwarancję, że uruchomiony mechanizm będzie działał sprawnie, niezawodnie i usprawni zarządzanie majątkiem trwałym. Medium, za pomocą którego mogą być przesyłane dane, zależy od możliwości obu systemów. Z punktu widzenia systemu AMS OPTIest® może to być np.: wymiana danych przy pomocy plików (txt, csv, xls, xlsx, xml), widoków z bazy danych, web serwisów.

System AMS OPTiest® działa w oparciu o dane słownikowe: systemowe oraz własne. Słownik lokalizacji – umożliwia dokładne wskazanie, w jakim miejscu znajduje się dany obiekt. Masz możliwość nadania uprawnień użytkownikom, do jakich lokalizacji mają wgląd oraz na konto jakich lokalizacji mogą generować transakcje. Słownik jednostek organizacyjnych – pozwala na zbudowanie odpowiedniej struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Możesz zarządzać majątkiem w strukturach multipodmiotowych, tzn. takich, gdzie poszczególne jednostki mogą  być odrębnymi podmiotami gospodarczymi. Słownik pracowników – możesz przyporządkować składniki majątku do osób odpowiedzialnych i osób użytkujących, zdefiniujesz stanowiska służbowe, posiądziesz globalny dostęp do kartotek pracowników oraz do kartotek i widoczności wybranych pracowników. Słownik „typy” dla środków trwałych/wyposażenia – dzięki dodatkowemu klasyfikatorowi masz możliwość wyróżnienia odrębnych grup środków trwałych/wyposażenia, dla których niektóre transakcje w systemie będą realizowane wg odrębnych scenariuszy. Przykładem takiego rozróżnienia może być proces inwentaryzacji. Dla większości obiektów inwentaryzacje przeprowadzamy metodą spisu z natury, jednak niektóre typy majątku takie jak np. WNiP, Grunty, Budynki – inwentaryzujemy metodą weryfikacji dokumentów. Słownik grup własnych środków trwałych i grup rodzajowych wyposażenia – zdecyduj, na podstawie jakich parametrów ma być opisywany majątek. Możesz grupować majątek według własnych kryteriów, dodawać dodatkowe pola/zakładki specyfikujące szczegółowo wybrane grupy majątku (np. konfiguracje sprzętowe dla majątku z grupy IT).

Jeżeli jesteś osobą, która odpowiada w firmie za zarządzanie majątkiem trwałym i inwentaryzację wyposażenia, doskonale wiesz, jak istotne jest prawidłowe i rzetelne generowanie raportów. Dzięki rozbudowanym mechanizm raportowania jako uprawniona osoba masz możliwość w prosty sposób raportować określone elementy majątku, tworzyć indywidualne scenariusze raportowania i zapisywać ich wyniki do np. pliku Excel. 

Miej pod kontrolą pracę aplikacji. Funkcja „zdarzenia” daje administratorowi podgląd na wszystkie wykonane operacje w systemie. W ramach nowych przepisów związanych z rozporządzeniem RODO, w systemie możesz zarządzać uprawnieniami użytkowników, których hasła są szyfrowane w bazie danych.

Identyfikuj i zarządzaj różnymi typami majątku z uwzględnieniem jego specyfiki: Środki Trwałe i Wyposażenie (magazyny, urządzenia łączności, sprzęt informatyczny, oprogramowanie), nieruchomości, inwentarz drobny, ewidencja inwestycji.  Kartoteka składników to przydatny mechanizm usprawniający zarządzanie majątkiem trwałym i ewidencjonowanie wieloelementowych obiektów majątkowych np. zestawu komputerowego, zestawu mebli biurowych.

Zarządzaj pełnym cyklem życia elementów majątku. W systemie są rejestrowane wszystkie operacje, począwszy od przyjęcia, ruchu majątku między pracownikami, lokalizacjami, jednostkami organizacyjnymi, przeszacowaniami, ulepszeniami, aż po likwidację czy też sprzedaż. Operacje te są dokumentowane. Ich realizacja jest także możliwa w terenie przy wykorzystaniu specjalizowanych komputerów przenośnych. Wszystkie transakcje ewidencyjne są także możliwe do realizowania na przenośnym kolektorze danych i następnie przetransmitowane do Centralnej Bazy danych systemu AMS OPTIest® celem zatwierdzenia wykonania.

Zarządzanie majątkiem trwałym w terenie? Nasz system umożliwi przeprowadzanie automatycznego spisu z natury, który odbywa się przy pomocy mobilnych kolektorów danych. Identyfikacja majątku następuje poprzez skanowanie etykiety z kodem. AMS OPTiest® w wersji mobilnej jeszcze bardziej usprawnia przeprowadzenie spisu z natury, gdyż wystarczy użyć kolektora danych lub smartfona z wbudowanym aparatem, aby zeskanować kody kreskowe znajdujące się na obiektach. Po sczytaniu wszystkich środków trwałych w systemie powstają pliki z danymi inwentaryzacyjnymi, dzięki którym można sprawnie rozliczyć inwentaryzację i wygenerować arkusze spisowe.

W aplikacji jest dostępny wybór pomiędzy inwentaryzacją szczegółową (One scan) a ekspresową (Multi scan). Obiekty można skanować jeden po drugim za pomocą skanera kodów 1D/2D, a skaner RFID umożliwia sczytywanie wielu obiektów na raz. Po każdorazowym odczycie danych na kolektorze działającym w trybie online, inwentaryzacja rozlicza się automatycznie w czasie rzeczywistym. Aplikacja AMS OPTiest® skraca czas przeprowadzenia inwentaryzacji nawet o 89%.

Aplikacja AMS OPTiest® do inwentaryzacji środków trwałych działająca w oparciu o technologię RFID umożliwia śledzenie środków trwałych przy wykorzystaniu specjalnych tagów, które zostały umieszczone na obiekcie. Dzięki falom radiowym czytnik przechwytuje dane, które są zbierane w systemie, aby móc natychmiastowo je monitorować i podejmować odpowiednie działania. Automatyzacja procesów monitorowania środków trwałych w firmie przy wykorzystaniu RFID daje szereg korzyści.

System OPTIest® posiada rozbudowany moduł wykonywania i rozliczania inwentaryzacji wyposażenia przy wykorzystaniu technologii automatycznej identyfikacji. Oznakuj i inwentaryzuj majątek z wykorzystaniem: etykiet z kodem kreskowym, etykiet z kodem mozaikowym oraz znaczników RFID. Inwentaryzacja może obejmować swym zakresem zarówno środki trwałe, składniki, wyposażanie jak i obiekty majątkowe. W Systemie są dostępne 4 rodzaje prowadzonego spisu z natury: według lokalizacji, według jednostki organizacyjnej, według osoby odpowiedzialnej, dla jednocześnie kilku wybranych z powyższych obszarów.

Automatyzuj pracę dzięki mobilnym kolektorom danych, do których dane są wprowadzane poprzez skanowanie etykiet z kodem. Kolektory danych to małe przenośne komputery, z wbudowanymi czytnikami kodów kreskowych. Podczas inwentaryzacji kody kreskowe są łatwo i szybko odczytywane przez czytnik kodów kreskowych, a dane te są zapisywane w pamięci kolektora. Zgromadzone informacje mogą być przesłane do programu komputerowego, którego zadaniem jest ich analiza. W efekcie można uzyskać precyzyjne informacje w postaci protokołów rozbieżności, danych na temat tego co znajduje się na wyposażeniu poszczególnych pracowników oraz w jakich lokalizacjach znajdują się poszczególne rzeczy. To wszystko ma wpływ na odpowiednie zarządzanie majątkiem trwałym.

Zalety przeprowadzania inwentaryzacji wyposażenia w systemie AMS OPTIest®: pełne rozliczenie inwentaryzacji oraz możliwość generowania wszystkich wymaganych dokumentów przygotowujących obszar do przeprowadzenia inwentaryzacji, rozliczające inwentaryzację oraz wyceniające spis – gotowe arkusze spisowe, arkusze nadwyżek, niedoborów (pozornych i rzeczywistych) i arkusze pomocnicze jak  arkusz niezgodności (kompensaty), obiektów nieobecnych (wypożyczonych, w serwisie) etc.

AMS OPTIest® ready to RFID to idealne rozszerzenie systemu, który odpowiada za zarządzanie majątkiem trwałym w firmie. Dzięki temu rozwiązaniu oprócz standardowych etykiet zawierających kody kreskowe możliwa jest również obsługa tagów RFID. Moduł jest odpowiedzialny za transmisję danych pomiędzy czytnikiem a identyfikatorem, gromadzenie i przetwarzanie danych. Zgromadzone informacje o tagach RFID mogą służyć do standardowych procesów obsługi majątku oraz inwentaryzacji. Rozszerzenie składa się z elementów: identyfikatory RFID, czytniki RFID, oprogramowanie.  

Poznaj zalety wykorzystania technologii RFID.