W każdym biznesie najcenniejszy jest czas oraz finanse, dlatego też działy księgowości, administracji oraz finansów na co dzień dbają o to, aby wszystkie zadania związane z ewidencją oraz inwentaryzacją środków trwałych, zostały prawidłowo udokumentowane. Program do inwentaryzacji środków trwałych jest odpowiednim narzędziem do usprawnienia ich pracy. Taki dobry program do inwentaryzacji umożliwia wygenerowanie bezbłędnych raportów, które są podstawą do uzyskania pełnej, rzetelnej i wiarygodnej informacji na temat posiadanego majątku. Jeżeli szukasz informacji na temat tego, co to jest program do inwentaryzacji, w czym może on Ci pomóc oraz dlaczego warto korzystać z profesjonalnego oprogramowania, zamiast z darmowych rozwiązań, zachęcamy do zapoznania się z poniższym tekstem.
Program do inwentaryzacji środków trwałych – dlaczego warto?
Przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych w firmie to jedno z kluczowych zadań, które pozwala uzyskać wiedzę na temat posiadanego majątku. Bez automatyzacji obszaru związanego z inwentaryzacją, temat ten jest bardzo rozległy, narażony na ryzyko błędów oraz przede wszystkim bardzo czasochłonny. W ostatnim czasie wiele firm decyduje się na program do inwentaryzacji, aby zautomatyzować spis z natury oraz jego rozliczanie, a także by wyeliminować błędy. Główni księgowi, którzy najczęściej są odpowiedzialni za prowadzenie inwentaryzacji w firmach, są gotowi już na to, aby odrzucić stare przyzwyczajenia i usprawnić sobie zadania. Decydują się na porzucenie ręcznie (papierowo) wypełnianego spisu z natury, zamieniając kartkę i długopis na program komputerowy do inwentaryzacji. Warto wspomnieć o tym, że już w miarę prosty program do inwentaryzacji może przynieść wymierne korzyści dla działań z tego obszaru.
Dobry program do inwentaryzacji środków trwałych – jaki wybrać?
Na rynku obecnie pojawia się coraz więcej rozwiązań do inwentaryzacji majątku, a znalezienie odpowiedniego systemu, jest nie lada wyzwaniem. Aby zrobić to dobrze, trzeba liczyć się z wysłaniem mnóstwa zapytań do firm informatycznych, prowadzeniem wielu rozmów i spotkań, a także czasami z odbyciem wizyt referencyjnych. Warto zainwestować w profesjonalne oprogramowanie do inwentaryzacji środków trwałych. Jakie cechy i funkcjonalności powinien posiadać taki program do inwentaryzacji?
Po pierwsze program do przeprowadzenia inwentaryzacji powinien być oparty o najnowsze technologie i obsługiwać kody kreskowe (1D/2D) oraz etykiety RFID (Radio-Frequency Identification). Oznakowanie majątku kodami kreskowymi w znaczącym stopniu pomaga ustandaryzować wiedzę, wprowadzić porządek oraz usprawnić identyfikację środków trwałych i wyposażenia. Warto zwrócić uwagę, że coraz częściej firmy wybierają technologię RFID do inwentaryzacji, aby jeszcze bardziej przyspieszyć przeprowadzenie całego procesu. Polega to na tym, że środki trwałe zostają oznakowane specjalnymi tagami RFID, które umożliwiają jednoczesny odczyt wielu składników majątku. Przy wykorzystaniu fal radiowych, spis z natury przebiega natychmiastowo, bo ich odczyt nie wymaga bezpośredniego kontaktu z etykietą.
Po drugie, w systemie powinny pojawiać się niemal natychmiastowo informacje o posiadanym majątku, a wygenerowanie spisu z natury nie powinno zajmować więcej niż kilka sekund. Jest to możliwe dzięki automatycznej identyfikacji oraz za sprawą połączenia oprogramowania do inwentaryzacji środków trwałych z mobilnym czytnikiem danych.
Po trzecie program do robienia inwentaryzacji powinien dawać możliwość integracji z innymi systemami do zarządzania typu ERP/FK. Taka funkcjonalność wpływa na swobodną wymianę danych pomiędzy systemami poprzez zbudowanie dedykowanego interfejsu, który może być jedno lub dwukierunkowy.
W dalszej kolejności należy zwrócić uwagę na to, aby system był prosty w obsłudze oraz intuicyjny po to, żeby każdy pracownik bez największego problemu mógł nauczyć się jego obsługi w celu samodzielnego przeprowadzenia spisu z natury. Ważną kwestią przy wyborze odpowiedniego systemu do inwentaryzacji jest to, czy firma, która jest producentem oprogramowania, daje gwarancję jego utrzymania oraz serwis. Jest to bardzo istotna sprawa w przypadku szybkiego kontaktu celem naprawy błędów lub pomocy przy samodzielnie wykonywanych zadaniach.
Program do inwentaryzacji środków trwałych – ile kosztuje?
W Internecie możemy znaleźć wiele informacji, które wskazują na to, że istnieje takie rozwiązanie jak darmowy program do inwentaryzacji. Wątek ten rozwijamy w kolejnej części tego artykułu, natomiast teraz skoncentrujmy się na kwestii związanej z ceną oprogramowania. Zatem zadajemy pytanie, ile kosztuje oprogramowanie do inwentaryzacji środków trwałych?
W wielu przypadkach płaci się za dożywotnie licencje na oprogramowanie, ale niektórzy producenci stosują formę abonamentową. Koszty standardowej licencji wahają się średnio od 1000 do 5000 zł. Jeśli chodzi o plany abonamentowe, temat jest zależny od funkcjonalności oraz modułów, jakich potrzebujemy. Najczęściej miesięczna opłata za takie rozwiązanie nie przekracza 300 zł za wersję jednostanowiskową.
Profesjonalny dostawca systemu nie powinien podawać ceny bez wcześniejszej konsultacji z klientem odnośnie jego konkretnych potrzeb. Firmy poszukujące takiego rozwiązania bardzo często sugerują się ceną za system do inwentaryzacji i wybierają najtańsze rozwiązania, gdzie później okazuje się, że producent, którego wybrał, ukrył koszty dodatkowe, np. związane ze szkoleniem pracowników czy koniecznymi pracami programistycznymi. Żeby uniknąć takiej sytuacji, należy ustalić z dostawcą takie kwestie jak np. wersję systemu: podać ilość stanowisk lub wybrać wersję sieciową z centralną bazą danych. Kolejno trzeba podjąć decyzję odnośne ilości wymaganych licencji desktop/mobile, potrzebnych urządzeń (np. drukarki termotransferowe do wydruku etykiet, kolektory – zwykłe, czy RFID). Trzeba także ustalić, czy bilans otwarcia wykonuje dostawca, w jaki sposób ma odbywać się szkolenie i wdrożenie systemu oraz, czy będą wymagane dodatkowe prace programistyczne. To wszystko składa się na cenę profesjonalnego systemu do inwentaryzacji środków trwałych i o tym należy pamiętać, aby nie zostać zaskoczonym po wyborze tzw. najtańszej oferty.
Czy darmowy program do inwentaryzacji środków trwałych jest dobry?
Wielu z was zastanawia się, czy warto wypróbować darmowy program do inwentaryzacji spis z natury. Ma to miejsce zwłaszcza w przypadku małych firm, które najczęściej nie posiadają rozbudowanych budżetów do wykorzystania na cele doposażenia stanowisk pracowniczych w odpowiednie oprogramowanie. Takie firmy w pierwszej kolejności są niejako zmuszone do poszukiwania i korzystania z rozwiązań bezpłatnych, dlatego też decydują się na program do inwentaryzacji środków trwałych darmowy.
Na rynku mamy do dyspozycji takie rozwiązania. Najczęściej to jednak Excel jest traktowany jako bezpłatny program do inwentaryzacji. To właśnie w nim znajdują się zestawienia majątku, którego dane, po wyborze profesjonalnego programu, są importowane. Program do inwentaryzacji darmowy daje możliwość wykonywania pewnych zadań, ale w dużej ilości przypadków jest on dostępny dla użytkowników na konkretną ilość dni (w tzw. wersji trial) lub też brakuje w nim rozbudowanych funkcjonalności, które są udostępniane tylko i wyłącznie po pobraniu wersji odpłatnej.
Ponadto darmowy program do inwentaryzacji środków trwałych to rozwiązanie, które nie generuje tak precyzyjnych zestawień i raportów końcowych po wykonanej inwentaryzacji, niż ma to miejsce w przypadku profesjonalnego narzędzia. Przykładowo, w placówkach edukacyjnych wszystkie dokumenty związane z inwentaryzacją muszą być odpowiednio prowadzone, by w przypadku kontroli można było skorzystać z gotowego, aktualnego raportu sprawozdawczego o posiadanym majątku. Darmowy program do inwentaryzacji w szkole nie sprawdzi się chociażby ze względu na brak odpowiednich zabezpieczeń. Systemy pracujące w chmurze posiadają wrażliwe dane, a brak odpowiednich zabezpieczeń może skutkować ich wyciekiem.
Ważną kwestią, na jaką należy zwrócić uwagę jest fakt, że nie każdy program do inwentaryzacji jest kompatybilny z mobilnymi czytnikami danych. Dlatego też może okazać się, że zakupione urządzenia nie będą w stanie połączyć się z takim systemem. Decydując się na zakup profesjonalnego oprogramowania masz tą pewność, że system będzie współpracował ze sprzętem do automatycznej identyfikacji, gdzie w przypadku darmowych rozwiązań, tej pewności nie posiadasz.
Jak wygląda profesjonalny program do inwentaryzacji środków trwałych?
Gdy już masz świadomość tego, dlaczego warto zainwestować w profesjonalne oprogramowanie do inwentaryzacji środków trwałych oraz poznałeś cechy, jakie powinno ono posiadać, warto przyjrzeć się takiemu rozwiązaniu z bliska.
Dobry program do inwentaryzacji wyposażenia np. biura, z pewnością powinien być elastyczny. AMS OPTIest to rozwiązanie klasy Assets Management System, które dopasowuje się do potrzeb każdej firmy lub organizacji. Jest ono przeznaczone do zarządzania majątkiem trwałym, ewidencji, inwentaryzacji oraz rozliczania majątku w sposób szybki i niezwykle prosty. Co ważne, system AMS OPTIest jest oparty o zaawansowane technologie, a także stale unowocześniany przez zespół programistów. W ostatnim czasie dokonaliśmy modyfikacji, dzięki którym spis z natury można wykonać w sposób zdalny. Poniżej zamieszczamy przykładowe zrzuty ekranowe z najnowszej wersji naszego systemu.
