Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia, realizowana metodą tradycyjną, jest procesem niezwykle czasochłonnym i narażonym na duże ryzyko popełnienia błędów. Od pracowników działu księgowości wymaga się szybkości jak i rzetelności zarówno na etapie rozliczenia danych spisowych, porównania ich z ewidencją oraz przygotowania końcowej dokumentacji inwentaryzacyjnej.

 

Rozwiązaniem na powyższe wyzwania jest dedykowany system informatyczny do elektronicznej ewidencji oraz inwentaryzacji majątku przedsiębiorstwa. Firma Optidata Sp. z o.o. już w 2002 roku wprowadziła na rynek nowatorskie oprogramowanie AMS OPTIest®, które po latach doczekało się rekomendacji w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r. W komunikacie przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji drogą spisu z natury. Szczególną uwagę zwrócono na korzyści wynikające z informatycznego wspomagania tego procesu i wykorzystania najnowszych technologii i urządzeń do bezbłędnej identyfikacji posiadanego majątku:

 

„Informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów”. (pkt. 69)

 

Wspomaganie informatyczne, o którym mowa w komunikacie, polega na:

  • elektronicznym wypełnianiu dokumentacji inwentaryzacyjnej,
  • korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury,
  • przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń z użyciem oprogramowania.

 

Odpowiednia organizacja, a także prawidłowy i sprawny przebieg spisu z natury – jak czytamy dalej w Komunikacie – wpływają przede wszystkim na wiarygodność rezultatów oraz zmniejszają czaso- i kosztochłonność spisu oraz ograniczają zakłócenia działalności jednostki podczas spisu.

 

Wdrożenie w przedsiębiorstwie kompleksowego rozwiązania AMS OPTIest® w postaci systemu, urządzeń oraz metod trwałego znakowania majątku pozwala na zautomatyzowanie procesu.

 

Kluczowe funkcjonalności systemu AMS OPTIest®:

  • zarządzanie środkami trwałymi,
  • kontrolowanie pełnego cyklu życia elementów majątku,
  • podglądanie na ekranie urządzenia niedoborów dla danego obszaru spisowego,
  • przygotowanie trwałych etykiet z nadrukiem jednoznacznie identyfikującym lub łączącym go z ewidencją,
  • automatyczne generowanie przez system arkuszy inwentaryzacyjnych (cząstkowych i końcowych),
  • wczytywanie z dysku dokumentów/instrukcji/regulaminu inwentaryzacji,
  • uzupełnianie szczegółowych informacji o majątku w trakcie trwania spisu, np. numeru seryjnego, stanu technicznego, dokumentacji fotograficznej,
  • automatyczne generowanie przez system harmonogramu prac, który pozwala nadzorować prawidłowość tempa spisu,
  • synchronizacja online w czasie rzeczywistym – osoba rozliczająca spis ma możliwość zobaczenia danych, które przed momentem wprowadził do systemu zespół spisowy,
  • użycie aplikacji mobilnej, którą można zainstalować na każdym urządzeniu z systemem Android, zwiększa komfort i efektywność pracy.
  • podpis elektroniczny dokumentów (pomaga przy inwentaryzacji majątku w home Office).

 

Z naszego rozwiązania korzystają już m.in.:

 

 

Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a my skontaktujemy się z Tobą w celu omówienia szczegółów dot. naszego rozwiązania.